中華人民共和國國家標準全宗單
來源:    發布時間: 2011-03-06 13:28   8221 次瀏覽   大小:  16px  14px  葡京娱乐场真人娱乐
本標題規定了全宗單的內容構成、格式及欄目填寫方法。 本標準適于各級各類檔案館。檔案室可參照執行。

中華人民共和國國家標準
全宗單
GB/T13967-92      1992-12-17發布     1993-07-01實施


1、主題內容與適用范圍
本標題規定了全宗單的內容構成、格式及欄目填寫方法。
本標準適于各級各類檔案館。檔案室可參照執行。
2、引用標準
GB2808全數字式日期表示法。
3、術語
全宗 archives fond
一個國家機構、社會組織、個人形成的具有有機聯系的文件整體,是檔案館的第一層分類和管理單位。
4、 全宗單內容格式
4.1 全宗單是以表格的形式反映全宗基本情況,全宗內檔案成分與數量的統計文件。
4.2 全宗單的內容由全宗情況介紹和檔案局成分與數量統計兩部分構成。
5、 全宗單格式
全宗單設封面和正頁。
5.1 全宗單封面格式
5.1.1 封面用紙幅面尺寸規格為A4型297mm×210mm(長×寬)或16開型260mm×184mm(長×寬)(圖略)。
5.1.2 全宗單封面頁項目
a.名稱:全宗單
b.全宗號:館編數字序號或代字加數字序號。
c.編制單位:編制全宗單的檔案館或其他檔案收藏單位名稱。
5.1.3 全宗單封面項目位置見圖1。(圖略)
5.2 全宗單正頁格式
5.2.1 正頁用紙幅面尺寸規格等于封面用紙幅面尺寸。
5.2.2 正頁圖文區為表格形式,表1和表2構成。
5.2.3 表格1圖文區規格為267mm×165mm(長×寬)或230mm×145mm(長×寬)。
5.2.4 表格1上白邊(天頭)寬35mm±0.5mm或29mm±0.5mm。
表格1下白邊(地角)寬10mm±0.5mm。
表格1左白邊(訂口)寬20mm±0.5mm。
表格1右白邊(翻口)寬10mm±0.5mm。
5.2.5 表格2圖文區尺寸規格為267mm×169mm(長×寬)或230mm×145mm(長×寬)。
5.2.6 表格2上白邊(天頭)寬30mm±0.5mm或29mm±0.5mm。
表格2下白邊(地角)寬11mm±0.5mm或10mm±0.5mm。
表格2左白邊(訂口)寬20mm±0.5mm。
表格2右白邊(翻口)寬10mm±0.5mm。
5.2.7 表格內各欄目格式與尺寸見表1和表2。
5.3 本標準推薦使用國際標準A4型紙張,尺寸規格為297mm×210mm(長×寬)。
6. 全宗單欄目及其填寫方法
6.1 全宗情況介紹
全宗情況介紹欄目包括:全宗名稱、全宗名稱起止日期、原全宗號、全宗卡片報送情況、檢索工具編制種類、縮微及計算機應用情況、備注。
6.1.1 全宗名稱
a. 全宗名稱應填寫全稱或規范化簡稱。
b. 全宗名稱(所有曾用名稱)按時間順序分別填寫。
c. 中華人民共和國成立前形成的檔案在全宗名稱的書寫上應加限定詞。
例:1.國民政府教育部
2.密云縣政府(民國)
3.國民政府(汪偽)外交部
4.禮部(清)
d. 中華人民共和國成立前的個人全宗,在人名后用圓括號注明人物所屬時代。
例:1.端方(清)
2.馮玉祥(民國)
蔣中正(民國)
6.1.2 全宗名稱起止日期
一般采用公元紀年填寫,必要時可以使用朝年或其它歷法年號。使用公元紀年年號時按GB2808的規定填寫,起止年度之間加“~”。
6.1.3 原全宗號
填寫進館后重新給予編號的全宗原保存單位保存的編號。
6.1.4 全宗卡片報送情況
填寫全宗卡片報送日期及送達上級行政機關的名稱;全宗情況發生變化后再次報送日期及送達行政機關的名稱。
6.1.5 檢索工具編制種類
填寫本宗有那些類型的檢索工具。
6.1.6 縮微及計算機應用情況
全宗檔案縮微復制的數量及使用計算機統計、存儲、檢索等管理情況。
6.1.7 備注
需要對本全宗說明的其它事項。
6.2 檔案數量統計
6.2.1 登記日期
收進或移出(移交或鑒定后銷毀)檔案的時間。填寫方法參見6.1.2。
6.2.2 接收或移交單位名稱應填寫全稱或范化通用簡稱,禁用曾用名稱。
6.2.3 檔案類別
按檔案的不同門類,不同載體順序填寫。
6.2.4 保管期限
按國家有關規定劃分為永久、長期、短期三種。
6.2.5 收進檔案數量
按檔案類別分別填寫收進已編目檔案和未編目檔案的數量。填寫內容包括:文書檔案的案卷卷數和上架排列長度(米)、科技檔案的卷數和底圖的張數、聲像檔案(影片檔案)的盒(盤)數和照片檔案(底片)的張數及其它專業檔案(城建檔案、會計檔案、地名檔案、人中普查檔案、藝術檔案等)和各種資料的卷(冊、卷)數。
6.2.6 移出檔案數量
按檔案類別填寫移出(移交或鑒定后銷毀)已編目檔案和未編目檔案的數量。填寫內容參見6.2.5。
6.2.7 現有檔案數量
按檔案類別分別填寫收入數減去移出后結存的已編目檔案和未編目檔案數量,填寫內容參見6.2.5。
附加說明;
本標準由全國文件格式及數據元標準化技術委員會提出。
本標準由國家檔案局檔案科學技術研究所標準化研究室與中國標準化與信息分類編碼研究所負責起草。
本標準主要起草人張彤、李衛明、沈衛民、沈國超、房慶。

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