中華人民共和國國家標準檔案分類標引規則
來源:    發布時間: 2011-03-06 13:19   8447 次瀏覽   大小:  16px  14px  葡京娱乐场真人娱乐
1.1 為了正確進行檔案分類標引,選用恰當的標識表達檔案文獻的主題,保證檔案分類標引的質量,提高檢索效果,實現檔案資源共享,特制訂本規則。 1.2 本規則適用于各級各類檔案館(室)使用《 中國檔案分類法》對所藏各種類型的檔案進行分類標引。 1.3 本規則適用于編制檔案分類目錄、 索引以及建立檔案目錄中心和數據庫的檔案分類標引工作。

中華人民共和國國家標準
檔案分類標引規則
GB/T15418-94      國家技術監督局1994-12-28批準      1995-08-01實施


1 主題內容與適用范圍
1.1 為了正確進行檔案分類標引,選用恰當的標識表達檔案文獻的主題,保證檔案分類標引的質量,提高檢索效果,實現檔案資源共享,特制訂本規則。
1.2 本規則適用于各級各類檔案館(室)使用《 中國檔案分類法》對所藏各種類型的檔案進行分類標引。
1.3 本規則適用于編制檔案分類目錄、 索引以及建立檔案目錄中心和數據庫的檔案分類標引工作。
2 引用標準
GB 3860 文獻主題標引規則
GB3792.5 檔案著錄規則
ISO 5963-1985(E) 文獻工作──文獻審讀、主題分析與選定標引詞的方法
3 術語
3.1 檔案
過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3.2 《中國檔案分類法》(以下簡稱《中檔法》)
用于對檔案進行分類標引的工具。包括:《中華人民共和國檔案分類表》、《清代檔案分類表》、《民國檔案分類表》以及《新民主主義革命檔案分類表》。
3.3 主表
檔案分類法的主體,是一種文獻分類體系的具體體現。《中國檔案分類法》的主表是以國家機構、社會組織從事社會實踐活動的職能分工為基礎組成的逐級展開的邏輯系統。
3.4 復分表
也稱附表、輔助表。在編制《中檔法》時,將主表中采用同一標準進一步細分的相同類目合并起來,并配以號碼編排成表,附于正表之后。以節省篇幅,供主表的類目進一步細分使用。復分表按其應用的不同范圍分為通用復分表和專類復分表等。
3.5 分類表索引
將主表中的類目(包括注釋)改編成主題標目形式,按主題法原則依一定字順、次序排列起來,并標明分類號,指引檢索者查找所需主題在主表中的位置。
3.6 檔案分類標引
將檔案主題的自然語言轉換成檔案分類檢索語言的過程,也就是對檔案進行主題分析的結果賦予分類號標識的過程。檔案條目按所賦予的分類號排列起來,就形成了一個與分類體系相同的邏輯系統,從而達到系統反應檔案,便于檢索、利用。
3.7 類目
又稱類名,是一些在性質上或特征上具有共同屬性的檔案總稱。類目規定了一類檔案的性質和內容范圍,以便區別于其它的檔案。類目是檔案分類表的構成單元。一個類目一般包括一個檔案主題,但有時也包括一個以上的檔案主題,形成一個類組。
3.8 分類號
類目的簡明編碼、標記符號,可固定全部類目的先后次序和明確一個類目在分類體系中的特定位置以便于標引、排列和進行檢索、組織館藏。
3.9 類目注釋
對類目的說明,用于明確類目的內容范圍,指出類目之間的關系,規定需要使用的特殊分類方法。
3.10 檔案主題
文件或案卷中用以表達檔案記述和反映的事物內容的總稱,即檔案的中心內容。一份文件或一個案卷可以有一個以上的主題。
3.11 檔案館
永久保管檔案并向社會提供服務的單獨設置的文化事業機構。
3.12 檔案室
國家機構、社會組織、企業、事業單位內部設置的文化事業機構。
3.13 立檔單位
構成檔案全宗的國家機構、社會組織、個人或生產建設、科研項目的組織者。
3.14 全宗
一個國家機構、社會組織、個人或同一生產、建設、科研活動形成的具有有機聯系的文件整體,是檔案的基本分類和管理單位。
3.15 案卷
由互有聯系的若干文件組成并放入卷夾、卷皮或檔案袋內的,裝訂或不裝訂的檔案保管單位。
3.16 文件
是為處理各種事務而按著規范的形式直接形成的具有法定效用的信息記錄。
3.17 卷內目錄
案卷內登錄文件題名及其它特征并固定文件排列次序的表格,通常排列在卷內文件之前。
3.18 卷內備考表:卷內文件狀況的記錄,通常排列在卷內文件之后。
4 分類標引基本規則
4.1 檔案分類標引的依據是以國家機構、 社會組織從事社會實踐活動的職能分工為基礎,結合檔案記述和反映的事物屬性關系,并兼顧檔案的其他特征。分類標引時,應對檔案文件進行周密的主題分析,把握所論述的對象,準確地給予分類標識。
4.2 檔案分類標引應依據《中國檔案分類法》及其使用指南。
4.3 檔案分類標引時,要正確地理解類目涵義和范圍,避免脫離類目之間的聯系和類目注釋的限定片面地理解類目涵義。
4.4 檔案分類標引應充分考慮實際的檢索需求和檢索方式,根據檔案的具體內容和用途,選定適當的標引深度。凡一份文件或案卷涉及兩個或兩個以上主題者,除按第一主題或最重要的主題標出確切的分類號外,必要時可對其他主題附加相應的分類號。
4.5 檔案分類標引必須按專指性的要求,分入恰當的類目,切不可分入較寬的上位類或較窄的下位類。當分類表中無恰當的類目時,可分入范圍較大的類目(上位類)或與檔案內容密切相關的類目。
4.6 檔案分類標引應保持一致性。各種文本、載體類型的同一主題檔案所標引的分類號均應一致。遇有某些難以分類和分類表上無恰當類目可歸的檔案,無論歸入上位類或歸入與其密切相關的類目,以及增設類目,都應作出記錄,以后遇有類似情況,均按此處理。
5 各種類型檔案分類標引規則
5.1 檔案分類表的選用
5.1.1 清代檔案使用《清代檔案分類表》進行分類標引。 該表的一級類目適用于清代以前各歷史時期檔案的分類標引。
5.1.2 民國檔案使用《民國檔案分類表》進行分類標引。
5.1.3 革命歷史檔案使用《新民主主義革命檔案分類表》進行分類標引。
5.1.4 中華人民共和國時期的檔案使用《中國檔案分類法》進行分類標引。
5.1.4.1 國家綜合檔案館、黨政機關檔案室所藏的中華人民共和國時期的檔案應選使《中國檔案分類法》進行分類標引。
5.1.4.2 專業檔案館(室) 、部門檔案館(室)、企業事業單位檔案館(室),在使用《中國檔案分類法》進行分類標引時,本專業的檔案可使用行業分類表進行分類標引。
5.2 檔案分類標引級次。 一般以文件級、案卷級為單元進行分類標引。若遇檔案內容聯系緊密或記述同一事物的幾份文件或幾個案卷情況,也可以作為一個單元進行分類標引。
6 各種主題檔案分類標引規則
6.1 主題的類型
主題的類型依據檔案內容可分為單主題和多主題兩種。單主題包括單元主題和復合主題(多元主題),多主題則由幾個單主題組成。
6.2 單主題檔案的分類標引
6.2.1 單主題文件或案卷,一般依主題主體因素所屬的類目標引,若是從一個方面對主題進行論述,就依這方面所屬類目標引;若是從多方面對主題論述,一般只依主題所屬類目作整體標引。
6.2.2 文件或案卷論述的主題內容互相交叉時應依據 《中國檔案分類法》關于集中與分散的有關規定進行標引。
6.2.3 文件或案卷論述的主題涉及國家、地區、民族、時代等因素時,若《中國檔案分類法》中注明需要復分則應標出復分號,否則可以省略。
6.3 多主題檔案的標引
6.3.1 文件、案卷論述的是兩個以上的主題,標引時應充分考慮利用者的檢索需要、參考價值大小以及各主題間的邏輯關系,加以綜合分析,再確定給予一個或幾個分類號。
6.3.2 文件、案卷論述的幾個主題之間是并列關系,參考價值大,除對第一主題按其屬性給予分類號外,第二、第三主題也應按其屬性給予分類號,以便充分揭示主題,為利用者提供更多的檢索途徑。
6.3.3 文件、案卷論述的幾個主題之間是從屬關系,即上下位關系或整體與部分關系,一般依它們的上位類目作整體標引,若較小主題具有檢索價值,也可依小主題的所屬類目作互見標引。
6.3.4 文件、案卷論述的幾個主題之間是因果或影響關系,一般依結果或受影響的主題所屬類目標引。對于互為因果的、互相影響的主題做全面標引。
6.3.5 文件、案卷論述的幾個主題之間,一個主題應用于多個主題,一般依被應用主題所屬類目標引。必要時可以對其他主題附加相應的分類號。
7 檔案分類標引工作程序
7.1 研讀分類法──標引人員在標引工作開始時,應系統研讀《中國檔案分類法》的編制說明、主表、附表,了解該法的編制目的、適用范圍、分類原則、體系結構、標識符號、類目注釋,辨清上位類、同位類、下位類、理論與應用等關系,深入透徹地掌握其使用方法。
7.2 檔案主題分析──應充分考慮立檔單位的性質、職能和任務,通過分析題名、瀏覽正文、參考文件版頭和案卷封面,從而了解檔案的中心內容和涉及的主要問題,判明其屬性特征,以便正確歸類。
7.2.1 分析題名──文件和案卷的題名,是責任者或立卷人對檔案內容的概括,在題名準確反映檔案的中心內容的情況下,分析題名能直觀地把握檔案的主題。但有些文件、案卷的題名,由于擬寫上的缺陷,不能準確地、直接地揭示主題內容,所以不能作為分類標引的唯一依據,還應瀏覽正文。
7.2.2 瀏覽正文──通過分析題名不能確定檔案的確切內容和類別時,應瀏覽文件、案卷的正文。重點閱讀文頭、文尾、段落題名,了解作者的撰寫目的和意圖,從而確定檔案內容論述或涉及的主題。
7.2.3 查閱文件版頭和案卷封面──黨、政機關行文都有固定的文件版頭,標明發文機關的全稱或通用簡稱、發文字號,文尾有發文機關、抄送機關、成文日期、蓋印與簽署。此外,附加標記有密級、緩急時限、閱讀范圍等。案卷封面上有機關全稱和組織機構名稱、案卷題名、年度日期、保管期限、檔號以及卷內目錄、卷末備考表等。它對于了解文件、案卷的主題、起草目的、利用范圍、使用價值等,都能提供一定的參考。
7.3 判定類別──進行主題分析后,須確定對文件、案卷所論述的事物中,哪些主題應予以標引,能為利用者提供檢索途徑。然后根據主題性質,到《中國檔案分類法》中查找其所屬的類目。
7.4 標引分類號──是用《中國檔案分類法》中的類號來表達檔案主題性質的標引過程,也就是將判定的類別賦予分類標識。給予分類號,應根據文件、案卷內容的屬性、主題多寡、起草意圖、利用對象、檢索需求等特點,采用恰當的方式和方法,準確、一致、適度地標引出來。遇有難以分類的新事物、新主題的檔案材料,分類表上無確切類目可歸時,各檔案館、室可增設新類目予以分類標引,同時上報《中檔法》編委會確認。今后若遇到同類主題的文件、案卷亦照此辦理,確保一致性。
7.5 審校──審校是分類標引的最后一道工序,是確保標引質量的最后關口。審校內容包括檢查驗證檔案的內容是否得到全面的分析,主題概念是否準確、恰當、辨類是否準確,同類檔案是否歸類一致,標引的類號是否充分、完整、準確,書寫是否正確無誤。審校程序分為自校、互校和總校。
7.5.1 自校──標引審校的第一環節。標引人員通過對自己標引結果的校對,遇有主題分析不準,歸檔不當,前后不一致,符號舛誤,應及時予以糾正。
7.5.2 互校──標引審校的第二環節。標引人員通過對標引結果的相互校對,糾正因個人理解不同引起的錯誤,保持彼此之間標引的一致性。
7.5.3 總校──標引審校的最重要環節。在自校、互校后,必須選派熟悉業務、通曉目錄工作的人員擔任總校。通過總校進一步消除檔案主題分析與標引過程中的誤差,保證標引工作的整體優化。同時可以對標引工作中所遇問題進行綜合分析,統籌考慮合理的解決方案。
8 檔案分類標引質量管理
8.1 衡量標引工作質量的因素──主要指標引的客觀性、專指性、全面性、一致性與適當的標引深度。影響標引工作質量的因素是:標引工作的組織管理、標引人員的業務水平和《中國檔案分類法》本身的質量。
8.2 制定分類標引的規章制度──各單位可制定標引工作細則。它是在檔案分類標引規則的基礎上,結合本館、室的檔案實際和利用者檢索習慣而制定的工作條例。具體內容包括:分類標引的程序和具體組織規程;《中國檔案分類法》簡表、行業表、復分表的使用范圍和使用方法,集中歸類與分散歸類、交替類目的采用、標引的深度,以及標引責任制等等。
8.3 分類標引人員的素質和要求── 標引人員應具備所標引檔案的專業知識和檔案學知識;熟悉本館、室的檔案分類方法,并能用來標引檔案材料;具有閱讀、分析、概括、提練檔案主題和準確歸類的能力;認真負責,周密細致,有良好的職業道德。標引人員宜實行專業分工,并保持相對穩定。
8.4 建立標引人員與利用者的聯系──標引人員應多與利用者接觸,聽取利用者對分類標引工作的要求、批評和建議,并通過對利用者提問和檢索結果的分析不斷改進工作。
8.5 加強《中國檔案分類法》的管理──各檔案館、室在使用《中檔法》過程中遇到的各種問題和處理方法要作記錄,并填定“修改意見登記表”,報送主管部門,以便對《中國檔案分類法》定期增補和修改,使之日臻完善。

附加說明:
本標準由全國情報文獻標準化技術委員會第五分委員會提出。
本標準由《中國檔案分類法》編委會起草。
本標準主要起草人鄒步英、鄧紹興、郭文柄、王光越。

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